Zo houd je een zorgdagboek en overdrachtsnotities bij

Als meerdere mensen helpen bij de zorg voor een ouder, raakt informatie zoek in de gaten daartussen. Een zus ziet dat vader twee keer de lunch heeft overgeslagen. Een buurman ziet hem wat wankel op de stoep staan. De betaalde hulp merkt dat de apotheek niet heeft bezorgd. Elk stukje lijkt klein, maar niemand heeft het hele plaatje, en als de arts vraagt "Zijn jullie veranderingen opgevallen?", weet niemand het meer precies.

Een zorgdagboek lost dat op. Het is een eenvoudig, gedeeld overzicht van wat er elke dag gebeurde: welke hulp er is gegeven, wat er is opgevallen en wat er nog moet gebeuren. Je hebt er geen medische kennis voor nodig, alleen regelmaat. In deze gids lees je waarom een dagboek helpt, wat je erin zet en hoe je het gebruikt bij de overdracht tussen helpers.

Waarom een dagboek bijhouden?

Artsen krijgen betere informatie

Het National Institute on Aging (NIA) raadt aan de arts te vertellen over veranderingen zoals bezoeken aan de spoedeisende hulp, afspraken bij specialisten en veranderingen in eetlust, slaap, energie of het vermogen om dagelijkse dingen te doen, zoals zich wassen. Dat is lastig uit je hoofd, zeker over een periode van weken. Met een dagboek kun je zeggen "Hij is deze week vier keer 's nachts wakker geworden" in plaats van "Ik geloof dat hij slecht slaapt."

De hele familie weet hetzelfde

Het NIA raadt een gedeeld zorgschrift aan, op papier of digitaal, met de belangrijkste informatie zodat iedereen die betrokken is op de hoogte blijft. Het dagelijkse dagboek is het levende deel van dat schrift. Broers en zussen die ver weg wonen kunnen het lezen in plaats van te bellen voor nieuws, en de hoofdmantelzorger hoeft niet aan iedereen hetzelfde verhaal te vertellen.

Overdrachten worden veiliger

Als iemand anders het overneemt, al is het maar voor een middag, moet die weten wat er de laatste tijd is gebeurd. Met een dagboek begint die persoon niet bij nul.

Je ziet patronen

Kleine veranderingen mis je makkelijk van dag tot dag, maar na een paar weken aantekeningen vallen ze op. Zie je een patroon op tijd, dan kun je het eerder bespreken met de juiste professional.

Wat je opschrijft

Houd het kort en feitelijk. Een paar regels per dag is genoeg. Handige kopjes:

• Datum, tijd en wie er schrijft
• Eten en drinken: ongeveer wat en hoeveel, veranderingen in eetlust
• Slaap: hoe de nacht ging, dutjes overdag
• Stemming en betrokkenheid: vrolijk, stil, verward, onrustig, spraakzaam
• Mobiliteit: vallen, bijna vallen of onzeker lopen. De STEADI-materialen van de CDC voor mantelzorgers moedigen families aan het valrisico met de arts te bespreken, dus het is nuttig om ook kleine struikelpartijen te noteren.
• Medicijnen: of de gewone routine is gevolgd, en eventuele problemen zoals een bijna lege voorraad of een vergeten dosis. Schrijf op wat er gebeurde; pas doseringen niet zelf aan.
• Persoonlijke verzorging: hulp bij wassen, aankleden of naar het toilet gaan, als dat van toepassing is
• Bezoek en afspraken: wie er kwam, wat er besproken is
• Alles wat ongewoon is: nieuwe klachten, pijn waar je ouder over sprak, veranderingen in gedrag
• Wat nog moet: de apotheek bellen, de oogmeting plannen, melk kopen

Ons printbare Dagboek voor mantelzorgers en de Dagboekgenerator voor mantelzorgers gebruiken deze kopjes, zodat je alleen de lege plekken hoeft in te vullen.

Wat je weglaat, en hoe je schrijft

Een dagboek gaat over een persoon, die het vaak ook zelf kan lezen. Schrijf respectvol, alsof je ouder over je schouder meekijkt, want dat zou zomaar kunnen.

• Beschrijf, stel geen diagnose. "Leek vanmiddag verwarder dan normaal, vroeg twee keer welke dag het was" is nuttig. "Dementie wordt erger" is niet aan jou om te beoordelen.
• Houd het bij de feiten. Noteer wat je zag en wat je ouder zei.
• Laat familiecommentaar weg. Het dagboek is niet de plek voor frustratie over broers of zussen.
• Bescherm de privacy. Bewaar het dagboek ergens waar alleen het zorgteam bij kan, en bespreek met je ouder wie het mag lezen.

Zo houd je het vol

Een dagboek strandt als het als een klus voelt. Een paar manieren om het vol te houden:

1. Leg het waar de zorg plaatsvindt. Een papieren dagboek op het aanrecht, of een gedeeld digitaal dagboek dat iedereen op zijn telefoon heeft.
2. Schrijf elke dag op hetzelfde moment, bijvoorbeeld na het avondeten of aan het eind van elk bezoek.
3. Gebruik steeds dezelfde opzet. Aankruisvakjes en korte kopjes gaan sneller dan vrij schrijven.
4. Maak het ieders taak. Iedereen die helpt, ook betaalde hulp en familie op bezoek, schrijft een regel.
5. Lees het elke week door. De hoofdmantelzorger of een broer of zus op afstand kan de week doorlopen en eruit halen wat de moeite waard is om met een arts of de rest van de familie te bespreken.

Papier of digitaal?

Allebei werkt. De beste vorm is de vorm die je familie ook echt gebruikt.

• Papier past bij een ouder die het dagboek graag zelf leest en aanvult, en bij helpers die niet graag met apps werken. Bewaar het in een ordner met een pen eraan vast, en fotografeer de bladzijden elke week zodat familie op afstand ze kan zien.
• Digitaal past bij families die verspreid wonen. Iedereen kan vanaf de telefoon notities toevoegen, elke aantekening krijgt een tijdstip, en niemand hoeft langs te rijden om de ordner te lezen.

Veel families doen allebei: een papieren dagboek in huis voor wie er is, en een wekelijkse digitale samenvatting voor de rest. Kies je voor digitaal, controleer dan wie er toegang heeft en haal mensen weg die het niet meer nodig hebben.

Overdrachtsnotities: de korte versie bij een wissel

Een overdrachtsnotitie is een korte samenvatting voor de volgende persoon die het overneemt, of dat nu een broer is die een weekend invalt, een respijtzorgmedewerker of jijzelf na een pauze. Je leest hem in twee minuten en hij bevat:

• Sinds de vorige keer: alles wat nieuw of anders is
• Het plan voor vandaag: afspraken, bezoek, boodschappen
• Let op: alles wat extra aandacht nodig heeft
• Te doen: openstaande taken en wie ze oppakt
• Wie te bellen: het belangrijkste aanspreekpunt als er iets is

Ons printbare Overdrachtsformulier na een zorgbezoek volgt deze opzet. Gebruik het naast het dagboek, niet in plaats ervan: het dagboek is het volledige verslag, de overdracht is de kop.

Het dagboek gebruiken bij afspraken

Loop vóór een doktersafspraak de laatste weken van het dagboek door en zet de belangrijkste punten op het formulier Voorbereiding op een afspraak, zoals vallen, veranderingen in eetlust, slaapproblemen of nieuwe zorgen. Het NIA raadt aan je lijst te ordenen, zodat de drie of vier belangrijkste zorgen bovenaan staan.

Zet na de afspraak een korte samenvatting in het dagboek, ook eventuele veranderingen in medicijnen. Werk ook de medicijnlijst van je ouder bij. De werkbladen van het NIA voor mantelzorgers bevatten een medicijnoverzicht als je een apart overzicht wilt.

Begin klein

Je hebt op dag één geen perfect systeem nodig. Begin met een schrift en drie kopjes: wat er gebeurde, wat ons opviel en wat er moet gebeuren. Binnen een paar weken zie je wat voor je ouder het belangrijkst is, en van daaruit pas je het aan. De waarde van een dagboek zit in het volhouden, niet in het ingewikkeld maken.