Så gör du ett omsorgsschema: ett veckoschema för familjen och avlönad omsorgspersonal

Ett omsorgsschema är en gemensam plan som visar vem som ska ge stöd, när personen kommer och vad ni har kommit överens om att hen ska göra. Det kan hjälpa familjemedlemmar och avlönad omsorgspersonal att samordna den dagliga omsorgen i hemmet, minska risken för uteblivna besök och göra det lättare att upptäcka när stöd saknas. Ett omsorgsschema är ett planeringsverktyg, inte en ersättning för professionell vägledning eller en överenskommen omsorgsplan.

Om du söker efter ”omsorgsschema online”, ”mall för schema på vårdboende” eller uttryck som ”mantelzorg rooster”, ”zorgrooster mantelzorg”, ”Wochenplan Betreuung Vorlage” eller ”planning aide à domicile gratuit” är grunduppgiften densamma: att omvandla omsorgsbehov och människors tillgänglighet till ett schema som alla kan förstå. Den här guiden gäller omsorg i hemmet. Boenden för äldre kan använda personalscheman med andra krav.

1. Utgå från personens rutiner och önskemål

Prata med personen som får omsorg om vilket stöd hen vill ha, när det passar bäst och vem hen känner sig bekväm med att få hjälp av. Involvera personen i besluten så mycket som möjligt. Anteckna önskemål som påverkar tiderna, till exempel vilken tid personen helst vill gå upp, återkommande aktiviteter eller när hen brukar vilja äta.

Skriv under några dagar ner vilken hjälp som behövs under dagen. Ta med både planerade besök och mindre förutsägbara uppgifter, som att höra av sig eller hjälpa till med ärenden. En checklista för bedömning av omsorgsbehov kan hjälpa dig att strukturera frågorna. Om omsorgsbehoven är komplexa eller förändras kan du fråga personens läkare eller relevant lokal hälso- och sjukvård eller socialtjänst hur stödet bäst kan planeras. I England förklarar NHS hur en omsorgs- och stödplan kan beskriva det stöd ni kommit överens om. Upplägget skiljer sig mellan länder (NHS: Din omsorgs- och stödplan).

2. Kartlägg behoven efter tid på dagen

Gör en enkel lista för morgon, mitt på dagen, eftermiddag, kväll och natt. För varje uppgift antecknar du den vanliga tiden, hur lång tid den tar, om den måste utföras vid en viss tid och eventuella praktiska upplysningar för den som hjälper till. Håll anteckningarna konkreta och respektfulla – till exempel: ”Lämna inköpslistan på köksbordet.” Skriv inte känsliga uppgifter i ett schema som delas med många.

Tid	Vilket stöd behövs	Vanlig tidsåtgång	Anteckningar
Morgon	Hjälp med frukost och att göra sig i ordning	60 min	Ring först om ankomsttiden ändras
Mitt på dagen	Lunch och avstämning	30 min	Stäm av vad personen vill äta
Eftermiddag	Handla eller göra ett socialt besök	90 min	Familjebesök den här veckan
Kväll	Förbereda kvällsmat och plocka undan i köket	45 min	Lämna morgondagens plan väl synlig

Det här är bara ett exempel. Ditt schema bör utgå från personens egna rutiner, överenskommelserna om omsorgen och eventuella instruktioner från omsorgsteamet. Lägg inte till medicinska uppgifter eller instruktioner om de inte har godkänts av rätt yrkesperson.

3. Skriv upp vem som kan hjälpa till – och när

Skriv ner vilka dagar och tider varje familjemedlem och avlönad omsorgspersonal kan hjälpa till, inklusive eventuella begränsningar. Fråga i stället för att anta: någon kanske kan handla men inte hjälpa till med personlig omvårdnad, eller bara vara tillgänglig vissa helger. Anteckna restid, arbetstider och planerad ledighet. Stäm av betalda omsorgstimmar, besökstider och ansvar med utföraren eller omsorgspersonalen så att schemat motsvarar det ni faktiskt har kommit överens om.

Utse en namngiven person för varje besök eller uppgift. ”Familjen” eller ”någon ringer” är för otydligt när planerna ändras. Om någon annan också kan utföra en uppgift ska du ange det som reserv, i stället för att lämna det oklart vem som i första hand ansvarar. Fördela ansvaret rättvist när det går och se till att alla kan säga till om upplägget inte fungerar för dem.

4. Fyll i schemat och kontrollera att inget faller mellan stolarna

Lägg in besöken i ett veckoschema och jämför det sedan med listan över behoven. Kontrollera tidiga morgnar, kvällar, helger, helgdagar och tider då en persons besök slutar innan nästa börjar. Räkna med tid för resor och överlämningar. Schemat bör tydligt visa tider då ingen är inplanerad. Räkna inte med att en uppgift är täckt om ingen har tilldelats den.

För varje lucka kan du fundera på realistiska alternativ: fråga en annan släkting, undersök om en betald omsorgstjänst kan erbjuda ett besök eller kontakta den lokala socialtjänsten eller stödverksamheten för anhörigvårdare för att höra vad som finns att få. Vilka tjänster som finns och vem som har rätt till dem varierar mellan olika platser. I England kan en anhörigvårdare fråga sin kommun om en bedömning av behov som anhörigvårdare och möjligt stöd. Kontrollera vad som gäller hos den lokala myndigheten eller verksamheten där du bor (NHS: Bedömningar för anhörigvårdare). I USA beskriver Administration for Community Living vilket stöd som finns för anhörigvårdare, bland annat avlösning via lokala program (ACL: Nationellt stödprogram för anhörigvårdare).

Prova Veckoschema för omsorgen för att organisera besöken, eller använd utskrivbart veckoschema för omsorgen om det är lättare att ha en papperskopia hemma.

5. Planera överlämningar och vad som händer om planerna ändras

En bra överlämning är kort, saklig och fokuserar på vad nästa person behöver veta. Ta med vad som har gjorts, vad som återstår, eventuella avvikelser från de vanliga rutinerna och vem som har kontaktats om det. Kom överens om var informationen inför överlämningen ska förvaras och vem som får ta del av den. Förlita dig inte enbart på informella meddelanden för viktiga uppdateringar. Se till att informationen också når personen som tar över.

Bestäm hur man ska meddela förseningar eller avbokningar och vem som ska kontaktas om nästa besök inte kan täckas. Se till att omsorgsteamet lätt hittar kontaktuppgifterna, men dela dem bara med personer som behöver dem. Ett överlämningsblad efter besök kan hjälpa till att göra anteckningarna mellan besöken enhetliga. Vid akuta problem ska du kontakta lämplig lokal akutmottagning eller vårdpersonal. Ett omsorgsschema är ingen plan för nödsituationer.

6. Skapa ett återkommande fyraveckorsschema om det underlättar

Om tillgängligheten varierar från vecka till vecka kan ett fyraveckorsschema göra förändringarna tydliga. Börja med ett tomt schema för varje vecka och upprepa sedan mönstret bara när det fungerar med allas faktiska åtaganden. Markera enstaka vårdbesök, ledigheter och besök som ännu inte är bekräftade. Se till att schemat är lätt att läsa: använd namn eller initialer tillsammans med en förklaring och gör det tydligt vilka besök som utförs av avlönad omsorgspersonal respektive familjen.

Ett återkommande mönster kan underlätta planeringen, men det får inte bli ett löfte som ingen kan hålla. Se över hur helger och mindre populära tider fördelas. Om en person gång på gång tar de svåra passen bör ni diskutera en annan lösning i stället för att låta en orättvis fördelning fortsätta obemärkt. Tillgängligheten och den äldre personens behov kan förändras, så se över schemat i stället för att utgå från att upplägget fortfarande fungerar.

7. Dela en aktuell version och gå igenom den

Välj en huvudplats för schemat: ett delat onlinedokument, en utskriven kopia hemma eller båda. Berätta för alla vilken version som är aktuell och vem som ansvarar för att uppdatera den. Ta med veckans datum, besökstider, ansvarig person, en kort beskrivning av uppgiften och ett sätt att meddela ändringar. Om ni delar schemat online bör ni kontrollera att bara de som behöver det har åtkomst. Undvik att ta med onödiga personuppgifter eller hälsoinformation.

Använd Ansvarsfördelning i familjen för att dokumentera övergripande uppgifter, som inköp, besök eller hushållssysslor som inte passar in i besökstiderna. Gå igenom schemat tillsammans regelbundet och efter en större förändring, till exempel en ny omsorgslösning, att en omsorgsgivare inte längre är tillgänglig eller en förändring i personens rutiner. Fråga personen som får omsorg och dem som ger den vad som fungerar och vad som behöver ändras.

Ett bra schema är tydligt, realistiskt och enkelt att uppdatera. Det förhindrar inte alla ändringar med kort varsel, men det kan visa vem som förväntas komma, synliggöra uppgifter som saknar ansvarig och ge alla en gemensam utgångspunkt för att samordna omsorgen.