Så hittar och anställer du en privat omsorgsperson

Att hitta en privat omsorgsgivare kan göra vardagen tryggare och mer hanterbar för en äldre anhörig – och ge familjemedlemmarna mer utrymme att vila eller ägna sig åt andra åtaganden. En bra matchning handlar om mer än tillgänglighet: personens kompetens, kommunikationsstil och arbetssätt bör passa den äldres behov och önskemål.

Omsorgsarrangemang, arbetstagares rättigheter och regler för bakgrundskontroller skiljer sig åt mellan länder och ibland även mellan regioner. Använd den här guiden för att planera din sökning och kontrollera sedan lokala krav med berörda myndigheter, en kvalificerad arbetsrättsrådgivare eller en pålitlig omsorgsorganisation. Informationen är praktisk vägledning och utgör inte juridisk, ekonomisk eller medicinsk rådgivning.

Börja med den omsorg som behövs

Prata om möjligt med din anhöriga om vilken hjälp hen vill ha och vem hen känner sig bekväm med att släppa in i sitt hem. Var konkret om rutiner, integritet, språk, kulturella önskemål, husdjur, rökning och sådant hen inte vill ha hjälp med. Om hen inte kan delta i samtalet bör du involvera berörda familjemedlemmar eller stödpersoner och respektera vad du känner till om hens önskemål.

Lista uppgifterna och hur ofta de ska utföras. En omsorgsgivare kan till exempel hjälpa till med matlagning, inköp, sällskap, lättare hushållssysslor, skjuts till besök eller personlig omvårdnad. Var tydlig med vad som inte ingår. Uppgifter som rör hälso- och sjukvård kan kräva särskild utbildning, behörighet eller legitimerad personal, beroende på land och uppgift. Fråga personens läkare, omsorgsteam eller den lokala socialtjänsten vilken typ av stöd som är lämplig om du är osäker.

Uppskatta hur många timmar som behövs och om du behöver en person, flera omsorgsgivare eller tillfällig avlösning. En Checklista för bedömning av omsorgsbehov kan hjälpa dig att strukturera frågorna, medan en Kalkylator för omsorgstimmar kan hjälpa dig att få en överblick över tidsåtgången. Verktygen är till för planering och ersätter inte en professionell bedömning.

Bestäm om ni ska anställa direkt eller anlita en förmedling

Om ni anställer direkt är det familjen som hittar och anlitar omsorgsgivaren. Det kan ge större valfrihet och kontinuitet, men ni kan också behöva hantera sådant som avtal, löneutbetalningar, försäkring, ledighet, ersättare och arbetsgivaransvar. Reglerna beror på var ni bor och på hur arbetet faktiskt är upplagt – inte bara på vad upplägget kallas i avtalet. Storbritanniens myndighetsinformation beskriver till exempel en del av ansvaret när man anställer någon för att arbeta i hemmet. Andra länder har andra regler.

En förmedling kan rekrytera och arbetsleda omsorgsgivare, ordna ersättare och hantera en del administrativa uppgifter. Fråga exakt vad den ansvarar för och vad som fortfarande ligger på er. Ta reda på om omsorgsgivaren är anställd av förmedlingen eller anlitas på annat sätt, vad som händer om hen är frånvarande, hur synpunkter och klagomål hanteras samt om förmedlingen är registrerad eller inspekteras när lokala regler kräver det.

Jämför den totala kostnaden och det praktiska stödet, inte bara timpriset. Fråga om minsta antal timmar per arbetspass, restid, avbokningsvillkor, introduktions- eller bedömningsavgifter, ersättare vid ledighet och eventuella tilläggsavgifter. Kalkylator för kostnad för hemhjälp kan hjälpa dig att göra en preliminär budget.

Hitta kandidater genom lämpliga kanaler

Möjliga vägar är rekommendationer från personer du litar på, lokala nätverk för omsorgsgivare, lokala organisationer, omsorgsförmedlingar och offentliga eller yrkesrelaterade register där sådana finns. En rekommendation är ett bra tips, men ersätter inte en kontroll av om personen är lämplig. Om du använder en nätplattform bör du ta reda på vilka kontroller den gör och vad den förväntar sig att familjerna själva ska göra.

Skriv en kort beskrivning av uppdraget innan du kontaktar kandidater. Ta med:

• Arbetsuppgifterna, platsen, förväntade arbetstiderna och startdatumet.
• Om uppdraget innebär att bo hos den äldre eller inte, och om det är tillfälligt eller löpande.
• Eventuella krav på erfarenhet, utbildning, språk eller körkort.
• Den äldres önskemål och viktiga uppgifter om hushållet, som du delar med hens samtycke.
• Hur man ansöker och vilka uppgifter du vill ha i det första skedet.

Håll känsliga uppgifter om hälsa och identitet privata under de första kontakterna. Dela den information som kandidaterna behöver för att förstå uppdraget, och lämna ytterligare uppgifter först när det är lämpligt och den äldre har gett sitt medgivande.

Intervjua kandidaterna och kontrollera dem noggrant

Fråga om erfarenhet av de arbetsuppgifter du har listat, hur personen hanterar ändringar i rutinerna och hur hen kommunicerar med den äldre och familjen. Ställ öppna frågor om konkreta situationer: ”Hur skulle du hjälpa någon som helst vill utföra en uppgift själv?” eller ”Vad skulle du göra om du kom dit och märkte att något var annorlunda än vanligt?” Lägg märke till om svaren är respektfulla och om personen är villig att följa överenskomna instruktioner och snabbt uppmärksamma er på problem.

Kontakta om möjligt minst två personer som nyligen har varit referenser, efter att kandidaten gett sitt tillstånd. Fråga hur länge de arbetade tillsammans, vilka arbetsuppgifter kandidaten hade, om hen var pålitlig och om referenspersonen skulle anlita hen igen. Bekräfta relevanta kvalifikationer eller utbildningar med den utfärdande organisationen när det är praktiskt möjligt. Kontrollera identitet och rätt att arbeta i enlighet med lokala lagar.

Fråga vilka kontroller av brottsregister, skyddsåtgärder eller andra bakgrundskontroller som finns tillgängliga och är relevanta där ni bor. Benämningarna, omfattningen och den lagliga användningen av kontrollerna varierar, och vissa kan kräva kandidatens samtycke. Utgå inte från att en kontroll garanterar säkerhet eller att det faktum att en viss kontroll inte är tillgänglig innebär att någon är olämplig. Bedöm referenser, kvalifikationer, intervju, erfarenhet och en tydlig plan för uppföljning tillsammans.

Kom överens skriftligt om arbetsuppgifter, arbetstider och villkor

Skriv ner överenskommelsen innan omsorgen börjar. Ta med arbetsuppgifter och gränser, schema, lön och betalningssätt, resor, raster, uppsägningstid för avbokning, ledighet, sekretess, dokumentation, nödkontakter och hur någon av parterna kan ta upp problem eller avsluta överenskommelsen. Klargör vem som står för förbrukningsmaterial och utrustning. Om uppdraget eller arbetstiderna ändras bör ni prata om det och uppdatera överenskommelsen.

Bekräfta om omsorgsgivaren anlitas direkt eller genom en förmedling och vem som ansvarar för arbetsgivarrelaterade skyldigheter, försäkring, skatt eller sociala avgifter enligt lokala regler. Sådant varierar mellan länder. Kontrollera officiell myndighetsinformation eller rådgör med en kvalificerad lokal expert innan ni slutför överenskommelsen. Storbritanniens myndighetssida om att anställa någon i hemmet är ett exempel på landspecifik vägledning, inte en mall för andra länder.

Planera de första arbetspassen och håll kommunikationen öppen

Om möjligt bör du ordna ett möte mellan den äldre och omsorgsgivaren före det första hela arbetspasset. Visa var saker som används i vardagen finns, förklara hushållets rutiner och nödkontakter och kom överens om hur ni ska hålla varandra uppdaterade. Begränsa informationen till det som behövs för uppdraget och hantera personuppgifter på ett säkert sätt.

Ett skriftligt schema och överlämningsanteckningar kan minska risken för missförstånd när familjemedlemmar eller flera omsorgsgivare delar på ansvaret. Prova Veckoschema för omsorgen för att planera besöken, eller använd Överlämningsblad efter besök för att förmedla praktisk information ni har kommit överens om. Anteckningarna bör vara sakliga, respektfulla och relevanta.

Stäm av efter de första arbetspassen och kom sedan överens om en regelbunden tid för att följa upp hur det går. Fråga den äldre vad som känns bra och fråga omsorgsgivaren vilken information eller vilka anpassningar som skulle hjälpa hen att utföra arbetet väl. Ta itu med mindre missförstånd tidigt. Om upplägget inte fungerar bör ni prata om konkreta problem, hänvisa till de skriftliga villkoren och ta hjälp av förmedlingen eller den lokala stödtjänsten om någon sådan är inblandad.

Om du oroar dig för omedelbar säkerhet bör du kontakta lämplig räddningstjänst eller ansvarig skyddstjänst där ni bor. Om oron inte är akut och gäller en omsorgsplan eller hur mycket hjälp som behövs bör du prata med den äldres läkare, omsorgsteam eller den lokala socialtjänsten. En genomtänkt rekryteringsprocess kan inte undanröja all osäkerhet, men tydliga förväntningar, noggranna kontroller och respektfull kommunikation kan hjälpa dig att fatta ett mer välgrundat beslut.