Belangrijke documenten om te ordenen voor een ouder wordende ouder

Wanneer een ouder plotseling in het ziekenhuis wordt opgenomen, verliezen familieleden uren met zoeken naar een verzekeringspas, een medicatielijst of de naam van de notaris die het testament heeft opgesteld. Erger nog: soms blijkt dat belangrijke documenten nooit zijn opgesteld. Samen de papieren doornemen terwijl alles rustig is, is een van de vriendelijkste en praktischste dingen die een familie kan doen.

Deze gids bevat algemene informatie en is geen juridisch advies. Welke documenten er zijn, hoe ze heten en hoe ze worden geregeld, verschilt per land en soms ook per staat of regio.

Begin met een gesprek

Leg uit waarom je ernaar vraagt: niet om de regie over te nemen, maar zodat de familie de wensen van je ouder kan volgen als die ooit niet meer zelf kan spreken. Veel ouderen zijn opgelucht dat ze erover kunnen praten. Neem de tijd en spreek af wie in de familie nog meer moet weten waar de documenten liggen.

De belangrijkste documenten

In onze gratis checklist belangrijke documenten staan vijfentwintig punten, verdeeld over vijf groepen. De documenten die families het vaakst nodig hebben, zijn:

• Identiteit: paspoort of identiteitskaart, geboorte- en huwelijksakten.
• Gezondheid: verzekeringsgegevens, een actuele lijst met medicijnen en allergieën, diagnoses en de namen van artsen en specialisten.
• Beslissingen: een volmacht voor geldzaken en bezittingen, een volmacht of gemachtigde voor medische beslissingen en eventuele wilsverklaringen met wensen over behandelingen.
• Geld en bezittingen: bank- en spaarrekeningen, pensioenen, verzekeringspolissen, eigendomspapieren en een overzicht van vaste rekeningen.
• Wensen: het testament, de naam van de executeur en eventuele uitvaartplannen of -wensen.

Noteer voor elk document of het is gevonden, waar het wordt bewaard en wie een kopie heeft.

Bewaar alles veilig en op een vindbare plek

Bewaar de originelen samen op één plek, bijvoorbeeld in een map met een etiket of een brandwerende doos, en vertel minstens twee vertrouwenspersonen waar die plek is. Bewaar de belangrijkste documenten voor het ziekenhuis, de medicatielijst, verzekeringsgegevens en eventuele wilsverklaringen in een noodmap bij de deur, samen met een kopie van het noodinformatieblad voor ouderen.

Schrijf nooit wachtwoorden, pincodes of volledige rekeningnummers op een checklist. Noteer in plaats daarvan waar de informatie te vinden is en wie erbij kan.

Vul de ontbrekende documenten aan

Alles wat als ‘ontbreekt’ is gemarkeerd, wordt een korte takenlijst. Sommige zaken zijn in een middag geregeld; voor andere, zoals een volmacht of testament, zijn formulieren, getuigen of een professional nodig. Wacht niet tot er een crisis is: de meeste van deze documenten kunnen alleen worden opgesteld zolang iemand nog in staat is zelf beslissingen te nemen.

Controleer alles één keer per jaar

Bekijk de checklist elk jaar en na grote veranderingen, zoals een verhuizing, een nieuwe diagnose, een nieuwe verzekeraar of een overlijden in de familie. Een formulier voor notities van het familieoverleg over zorg is een goede plek om vast te leggen wat is bijgewerkt en wie dat heeft gedaan.