Comment établir un plan d'aide familial pour un parent âgé

La plupart des familles ne décident pas de devenir aidantes. Cela s'installe peu à peu : un parent cesse de conduire la nuit, les factures s'accumulent, une chute entraîne une hospitalisation. Très vite, deux ou trois proches font chacun un peu, personne ne sait vraiment qui s'occupe de quoi, et celui ou celle qui en fait le plus s'épuise en silence.

Un plan d'aide familial remet de l'ordre. C'est tout simplement un document écrit et partagé qui indique ce dont votre parent a besoin, qui l'aide pour chaque aspect et ce qui se passe si la situation change. Il n'a pas besoin d'être long ni formel. Il doit en revanche être écrit, accepté par tous et facile à retrouver.

Ce guide vous accompagne pas à pas pour l'établir.

Partir de votre parent, pas des papiers

Le plan porte sur la vie de votre parent : il doit donc en être au centre. Sauf s'il n'est pas en mesure d'y participer, demandez-lui ce qui compte le plus pour lui : rester chez lui, garder son déjeuner hebdomadaire avec ses amis, gérer son argent le plus longtemps possible, choisir qui l'aide pour la toilette.

Certains parents sont soulagés de parler d'aide. D'autres le vivent comme une perte d'autonomie. Il est souvent utile de présenter le plan comme un moyen de continuer à vivre comme ils le souhaitent, plutôt que comme la liste de ce qu'ils ne peuvent plus faire. Posez des questions, écoutez, et notez leurs souhaits avec leurs propres mots.

Étape 1 : faire le point sur l'aide réellement nécessaire

Avant de répartir les tâches, il faut savoir précisément lesquelles. Le National Institute on Aging (NIA), un institut public américain de recherche sur le vieillissement, regroupe les besoins les plus courants en grands domaines : soins personnels, tâches ménagères, repas, coordination des soins de santé, déplacements, questions financières et administratives.

Passez en revue une semaine ordinaire avec votre parent et notez où une aide est nécessaire dès maintenant et où elle pourrait l'être bientôt :

• Soins personnels : toilette, habillage, coiffure
• Maison : ménage, linge, jardin, petites réparations
• Repas : courses, cuisine, régimes particuliers
• Santé : prendre les rendez-vous, s'y rendre, renouveler les ordonnances, tenir à jour la liste des médicaments
• Déplacements : trajets pour les rendez-vous, les courses, les sorties
• Argent et papiers : factures, remboursements, dossiers d'aides
• Compagnie et bien-être : visites, appels, loisirs, sorties

Soyez précis. « Aider pour les repas » est difficile à attribuer. « Commande de courses chaque dimanche et deux plats cuisinés à l'avance » est facile.

Étape 2 : organiser une réunion de famille

Une fois les besoins connus, réunissez tout le monde. Le NIA conseille de commencer par une réunion, en personne ou par téléphone, avec la personne âgée et toutes celles et ceux qui seront impliqués, idéalement avant qu'une urgence ne survienne.

Quelques points aident ces réunions à bien se passer :

1. Envoyez un ordre du jour à l'avance. Listez les besoins repérés et les décisions à prendre. Notre modèle à imprimer de compte rendu de réunion de famille vous donne une structure simple.
2. Associez ceux qui vivent loin. La visio ou le téléphone suffisent. La distance empêche certaines tâches, pas toutes.
3. Désignez un interlocuteur principal. Le NIA recommande de choisir tôt un aidant principal, même si ce n'est pas encore nécessaire, pour qu'il puisse agir vite en cas de crise.
4. Restez sur les décisions pratiques. Les vieilles tensions familiales refont souvent surface. Reconnaissez-les, puis revenez à la liste.
5. Notez ce qui a été décidé et envoyez-le à chacun après la réunion.

Étape 3 : décider qui fait quoi

Répartissez les tâches selon les forces et la situation de chacun, pas seulement selon la proximité géographique. Le NIA suggère de se demander qui sait tenir tout le monde informé, qui est à l'aise pour parler aux soignants, qui peut aider au quotidien et qui s'y connaît le mieux en finances.

Un proche qui vit à l'autre bout du pays peut tout à fait :

• payer les factures en ligne et suivre les papiers d'assurance ;
• se renseigner sur les services locaux et passer des appels ;
• tenir le calendrier partagé ;
• appeler régulièrement votre parent pour discuter ;
• participer aux frais, si c'est sa meilleure façon de contribuer.

Un tableau de répartition rend tout cela visible. Indiquez pour chaque tâche la personne responsable, un relais et la fréquence. Le NIA propose une fiche de coordination construite sur ce principe, et notre modèle de répartition des tâches en famille suit la même idée. C'est le relais nommé pour chaque tâche qui empêche le plan de s'effondrer quand quelqu'un tombe malade ou part en vacances.

Étape 4 : rassembler les documents et contacts clés

Un plan d'aide est bien plus utile quand les informations qui l'accompagnent sont réunies au même endroit. La liste du NIA consacrée à la mise en ordre de ses affaires recommande de garder les papiers importants ensemble, par exemple dans un dossier, un tiroir ou un carnet indiquant où se trouve chaque chose, et de s'assurer qu'une personne de confiance sait où les trouver.

Avec votre parent, rassemblez ou localisez :

• la liste à jour de ses médicaments et compléments, avec les doses et le médecin prescripteur ;
• les noms et numéros de ses médecins, de sa pharmacie et des autres intervenants ;
• ses cartes d'assurance maladie et de complémentaire, et les numéros de contrat ;
• ses directives anticipées ou tout document indiquant ses souhaits en matière de soins, s'il en existe ;
• tout document donnant procuration ou mandat à un proche pour ses affaires financières, s'il en existe ;
• les informations essentielles sur ses comptes et ses factures.

Si aucun document de ce type n'a été préparé, c'est un sujet à aborder avec votre parent et, idéalement, avec un professionnel du droit, comme un notaire ou un avocat. Les règles varient d'un pays à l'autre. Votre plan peut simplement indiquer « à discuter » et qui aidera à s'en occuper.

Gardez une fiche de contacts d'urgence près du téléphone ou sur le frigo. Notre fiche d'urgence pour personne âgée et notre fiche de contacts d'urgence à imprimer sont conçues pour cela.

Étape 5 : construire un planning

Une fois les tâches attribuées, transformez-les en calendrier. Un planning hebdomadaire montre d'un coup d'œil qui passe quel jour, qui conduit votre parent au rendez-vous du jeudi et où se trouvent les trous.

Les trous sont une information utile. Si personne ne peut se libérer le mardi après-midi, c'est peut-être là qu'il faut envisager une aide extérieure : un accueil de jour, une aide à domicile rémunérée ou un bénévole qui vient rendre visite. Son médecin traitant, les services sociaux de sa commune ou les associations locales d'aide aux aidants peuvent vous indiquer les services disponibles près de chez lui.

Notre planning hebdomadaire d'aide permet à chacun de voir le même calendrier, et la version à imprimer est pratique pour le frigo ou pour un parent qui préfère le papier.

Étape 6 : prévoir l'imprévu

Tout plan devrait répondre à quelques questions du type « et si… » :

• Et si l'aidant principal devient soudain indisponible pendant une semaine ?
• Et si votre parent est hospitalisé ? Qui y va, et qui prévient les autres ?
• Et si ses besoins augmentent rapidement ?
• Qui a un double des clés, et qui peut arriver le plus vite ?

Notez les réponses dans une courte section du plan. Inutile de tout résoudre à l'avance : il s'agit simplement d'éviter d'improviser en pleine crise.

Étape 7 : parler d'argent tôt

Les coûts de l'aide peuvent augmenter sans bruit, et l'argent est l'une des sources de tension familiale les plus fréquentes. Mettez-vous d'accord tôt sur la façon de gérer les dépenses courantes, sur la personne qui garde les justificatifs et sur la manière de décider des dépenses plus importantes. Si vous pensez avoir besoin d'une aide rémunérée, notre calculateur du coût de l'aide à domicile peut vous aider à estimer un budget mensuel.

Faire vivre le plan

Un plan d'aide est un document de travail, pas un projet ponctuel. Le NIA souligne que les besoins de votre parent comme la disponibilité des membres de la famille évoluent avec le temps : faites régulièrement le point et mettez le plan à jour.

Un rythme simple convient à la plupart des familles :

1. Chaque semaine : un message ou un appel rapide pour confirmer le planning de la semaine.
2. Chaque mois ou chaque trimestre : une courte réunion de famille pour voir ce qui fonctionne et ce qui coince.
3. Après tout changement important : une hospitalisation, un nouveau diagnostic, un déménagement, ou un changement dans la vie d'un aidant.

Rangez la version à jour là où chacun peut la consulter, que ce soit un dossier partagé, notre planificateur d'aide familiale ou un classeur chez votre parent, et datez chaque mise à jour pour que personne ne travaille sur une ancienne version.

Un plan, c'est un cadeau pour tout le monde

Un plan écrit protège les souhaits de votre parent, répartit la charge plus équitablement et autorise l'aidant principal à demander de l'aide sans devoir se justifier à chaque fois. Il ne fera pas disparaître toutes les décisions difficiles, mais vous les affronterez ensemble, avec les faits sous les yeux.